Prokrastynacja. Dlaczego tak trudno zacząć?

Tematem pierwszego odcinka mojego podcastu była prokrastynacja. Dlaczego wybrałam ten temat? Po pierwsze, nazwa jest trudna i uznałam, że zawsze przegapiam w wymowie drugie „r”, a tworząc odcinek na jej temat, w końcu nauczę się poprawnie pisać i wymawiać „prokrastynację”.

Sama nad podcastem myślałam już od roku. Nagrałam nawet dwa pierwsze odcinki, ale cały ekosystem podcastowy, postprodukcja, montaż, a także niepewność w głosie i stres przed mikrofonem były dla mnie zbyt przytłaczające.

Następnie wykładałam dla sześciu grup na uczelni, przeprowadziłam kilka szkoleń, ale też pojawiłam się gościnnie w kilku podcastach, i dopiero wtedy zyskałam swobodę.

Dlaczego opublikowałam swój pierwszy odcinek dopiero w marcu 2023 roku? Okazuje się, że na moją prokrastynację wpłynęły strach, niewiedza, obawa przed opinią, małe umiejętności obycia przy mikrofonie, niewiedza na temat procesu i przygotowania oraz „brak czasu”. To tylko kilka z przyczyn, albo wymówek, do których dzisiaj chciałabym się odnieść.

Jeśli wolisz posłuchać odcinka #001 Prokrastynacja. Dlaczego tak trudno zacząć?, zapraszam na Klaudia Raczek Podcast.

Czego dowiesz się w tym artykule?

1. Dlaczego tak trudno nam zacząć i doprowadzić rozpoczęte projekty do końca.
2. Czym jest zwlekanie w biznesie i czy może ono być pozytywne.
3. Skąd wynika prokrastynacja.
4. Jak walczyć z prokrastynacją w sobie, ale też w zespole.

Oprócz literatury, głównie z zakresu psychologii i rozwoju osobistego, które przeczytałam, aby stworzyć odcinek podcastu, chciałabym podzielić się swoimi doświadczeniami z dziesięcioletniej pracy w marketingu oraz pięcioletniej w zarządzaniu zespołem.

Pozytywne i negatywne konsekwencje prokrastynacji

Prokrastynacja ma złą sławę, ale wiążą się z nią zarówno negatywne, jak i pozytywne skutki. Są momenty, kiedy warto mieć raczej dynamikę szachistki niż refleks tenisisty.

Unikanie pochopnych decyzji

Jedną z przyczyn prokrastynacji może być unikanie pochopnych decyzji, czekanie na lepszy pomysł, ofertę, „przespanie się z decyzją”. Szybkie decyzje, które na pierwszy rzut oka wydają się świetne, mogą zakończyć się bolesnym zderzeniem z rzeczywistością. Na przykład podjęcie decyzji w oparciu o jakąś książkę lub post na LinkedIn o tym, że uruchamiamy kampanię na całkowicie obcym dla nas rynku. Bez standardowego procesu przygotowania do kampanii, kiedy możemy sprawdzić możliwości, koszty, potencjalne zagrożenia i sposoby ich zmniejszenia, możemy stracić czas i pieniądze.

Okiełznanie emocji

Kolejną kwestią są emocje. Szczególnie w przypadku optymalizowania i wprowadzania zmian, próby przekonywania do swoich pomysłów, pojawiają się stresujące sytuacje, czasem nieporozumienia. Zanim powiemy zbyt wiele w emocjach, możemy odłożyć rozmowę na inny czas, ochłonąć, stać się kwiatem lotosu i dopiero wtedy, z chłodną głową, wrócić do tematu. To działa również w przypadku poszukiwania nowej pracy, kiedy nagle pojawia się wspaniała oferta, ale po dokładnym przejrzeniu okazuje się, że nie jest aż tak korzystna, jak się wydawało, lub po prostu nie pasuje do naszej obecnej pozycji zawodowej.

Pozwól intuicji wybrzmieć

Prokrastynacja może dać pole do działania naszej intuicji. Czasem zdarza się, że przystępujemy do projektu lub pracy z nowym klientem, ale jakiś cichy głos w naszej głowie podpowiada, aby się powstrzymać przed działaniami. Chodzi tu nie o jakieś magiczne myślenie, przeczucia i wróżenie z fusów, ale o przemyślenie sprawy, ochłonięcie po pierwszej euforii i rozważenie danej sytuacji na chłodno.

Koszty finansowe

Prokrastynacja ma jednak głównie negatywne skutki, chociaż jest wiele odcieni szarości. Odkładając rzeczy na później, marnujemy swój czas, pieniądze, zmniejszamy efektywność i tracimy motywację, bo brakuje rezultatów. To błędne koło. W takiej sytuacji trudno jest się zrelaksować, bo choć możemy nic nie robić, to z tyłu głowy wciąż mamy świadomość, że coś powinniśmy zrobić. A ta niedokończona sprawa ciąży i nie pozwala spokojnie spać.

Kiedy zbliża się deadline, próbujemy nadrabiać czas i pracujemy w trybie autopilota, bezrefleksyjnie, zamiast zatrzymać się, przemyśleć i być może nauczyć czegoś nowego.

Kolejny problem pojawia się, jeśli prokrastynacja dotyczy pracy zespołowej i demotywuje osoby, które lepiej zaplanowały swoje zadania.

Dlaczego prokrastynujemy?

Strach przed porażką

Po pierwsze, boimy się, że nie uda nam się zrealizować zadania, dlatego odwlekamy ewentualną porażkę i jej skutki w czasie. Ten strach jest często związany z niepewnością dotyczącą wymagań: „Boję się, że nie sprostam Twoim wymaganiom, bo tak naprawdę ich nie rozumiem”.

Niewiedza

Po drugie, często po prostu nie wiemy, co mamy zrobić, jak się za to zabrać i gdzie szukać punktu zaczepienia. Dowiedzenie się tego jest na dany moment dla nas zbyt dużym kosztem intelektualnym, więc nie chcemy go podejmować.

Na przykład w kontekście pisania prac licencjackich, magisterskich lub artykułów, z którymi współpracowałam, zaobserwowałam tendencję do tego, że ludzie postawieni przed trudnym i niewygodnym zadaniem, zaczynają je po prostu realizować, zamiast zastanowić się nad planem, przyszłym czytelnikiem czy efektem, który chcą uzyskać. Jaką hipotezę postawić, co chcą potwierdzić, czemu chcą zaprzeczyć? Jaką literaturę powinni wykorzystać?

To podobne do malowania obrazu – warto najpierw narysować szkic tego, co potem chcemy wypełnić farbami. Dzięki szkicowi i efektowi, który mamy w głowie do osiągnięcia, czujemy się bezpiecznie i wiemy, dokąd zmierzamy.

Regularne rozmowy o kolejnych iteracjach i wersjach projektu dają poczucie postępu oraz bezpieczeństwo, że idziemy w dobrym kierunku.

A co, jeśli nie wiemy, jak zacząć? Możemy przeprowadzić badania, skorzystać z chatu GPT lub zapytać osoby, które już wykonały taką pracę.

Strach przed oceną

Kolejną bardzo częstą przyczyną prokrastynacji jest strach przed oceną i opinią innych. W mojej współpracy z osobami na różnych szczeblach organizacji często pojawiał się problem z wystąpieniami publicznymi, pisaniem artykułów czy postów do mediów społecznościowych. Osoby, z którymi pracowałam, twierdziły, że mają zbyt małą wiedzę (mimo bycia ekspertami!), że nie mają niczego ciekawego do powiedzenia, że nie potrafią pisać czy mówić składnie. Jednak często były to tylko wymówki, a prawdziwym powodem była obawa przed oceną.

Jeśli bardzo przejmowałabym się tym, że ktoś mi napisze – a pewnie ktoś napisze – że w podcaście wygłaszam bzdury i na blogu piszę głupoty, że nikt nie zainteresuje się tym tematem, albo że nie mówię doskonale i zbyt często słychać oznaki myślenia, to musiałabym zaprzestać nagrywania podcastów albo pisania artykułów.

Doskonałość i sprawność w danej dziedzinie osiągamy poprzez powtarzanie danej czynności, dlatego nagrywam podcasty z założeniem, że pierwsze kilkanaście odcinków będzie „wystarczająco dobre”, a nie „idealne”. Dlatego piszę artykuły, wiedząc, że w każdym z nich da się jeszcze coś poprawić.

Nagrywam i piszę z nadzieją, że jeśli trafią się choć dwie osoby, które powiedzą: „OK, temat prokrastynacji mogłam sobie dzięki Tobie rozkminić i w przypadku mojego zespołu trochę zniwelować ten problem”, to już dla mnie będzie to sukces.

Poprzeczkę warto stawiać w miejscu, w którym jest wystarczająco dobrze, by pokazać daną pracę światu, jak jest to 70%, bo te 30% dopracowania przyjdzie z czasem.

Co się jednak wydarzy, jeśli ktoś się z nami nie zgodzi w komentarzach? Tym lepiej! W mediach społecznościowych posty, które wywołują dyskusję i różne opinie, są najbardziej efektywne i trafiają do większej liczby użytkowników. Poza tym kulturalne wyrażanie swojej opinii jest też zaproszeniem do wysłuchania innej opinii. Dzięki temu rozwijamy się i możemy zmieniać zdanie.

Żeby wypowiadać się publicznie, potrzebujemy zdrowej dawki pewności siebie i otwartości na to, że mogę się mylić w tym, co mówię, albo popełnić błąd – każdemu się to zdarza. Warto też pamiętać, że jesteśmy naszym największym krytykiem.

Lenistwo i wymówki a prokrastynacja

Kolejnym aspektem, z którego wynika prokrastynacja, jest pospolite lenistwo i szukanie wymówek. Któż nie był w sytuacji, kiedy miał coś zrobić, napisać lub przygotować do pracy, a ostatecznie skończył na myciu okien lub sprzątaniu piwnicy? Pytanie, które warto sobie zadać, brzmi: na ile jesteśmy w stanie zwrócić na to uwagę sami sobie i powiedzieć: „OK, szukam wymówki, więc może jednak zajmę się tym, czym miałem, a potem umyję okna i posprzątam, a nie odwrotnie”? Lenistwo, szukanie wymówek, często wiążą się z „brakiem czasu”.

Dla mnie jednak „brak czasu” to często wymówka, a z drugiej strony zadanie, którym się nie zajmujemy, ma zbyt mały dla nas priorytet. Nie tłumaczymy sobie, że nie mamy czasu wieczorem na umycie zębów. Nie tłumaczymy sobie, że nie mamy czasu na zjedzenie obiadu. Jeśli tak się dzieje, to jest to zachowanie patologiczne, wymagające zastanowienia się, co jest dla nas priorytetem. Jednak jedzenie i sen to nasze podstawowe potrzeby.

Jeśli stawiamy kwestie higieny, jedzenia i snu na wysokim miejscu, to jeśli nagrywanie podcastów lub pisanie artykułów, albo już pomijając kwestię marketingu czy biznesu, ale jeśli dla nas ważne jest to, aby samemu się rozwijać, musimy zaplanować sobie w miejscu i czasie, jak do tego podejdziemy.

Miałam taki moment w zeszłym roku, kiedy zajmowałam się wykładaniem na uczelni, jeździłam non-stop z Krakowa do Wrocławia i z powrotem, kiedy miałam dodatkowe projekty. Łatwo mi wtedy było nie czytać literatury, tylko książki związane z pracą, co mnie oczywiście wykańczało, bo nie tylko pracowałam zazwyczaj od 8 do 8, aby zdążyć z pracą na pełny etat i zdążyć jeszcze z przygotowaniem się do uczelni, i nadrobić czas, ale także tylko czytałam rozwojowe książki związane z pracą, co znowu było wysiłkiem intelektualnym. Na jakiś czas czytanie w ogóle mi zbrzydło. Tak samo wyrzuciłam wtedy z priorytetów grę na pianinie, mimo że bardzo mnie uspokajała. Ale tłumaczyłam sobie to tak, że nie mam na to czasu, muszę pracować.

Taki tryb pracy, skupianie wszystkiego wokół pracy, doprowadził do momentu, w którym byłam wypalona, przemęczona i nie mogłam efektywnie pracować. Nie mogłam dostarczyć takiej jakości pracy, jaką bym mogła i chciała, gdybym poświęciła te 10 minut dziennie na grę na pianinie albo pół godziny na czytanie czegoś innego, co nie jest pracą.

Do walki z prokrastynacją warto zaprzęgnąć… kalendarz

Moje medytacje i rozważania doprowadziły do wniosku, że jeśli coś jest dla mnie ważne, tak jak sport, jest dla mnie priorytetem, żeby się dobrze czuć psychicznie i fizycznie, to nie ma wymówek, po prostu ta aktywność trafia na kalendarz, i mimo że jestem zmęczona, mimo że mam inne zadania, po prostu wiem, że bez tego czeka mnie równia pochyła. Wracając do sportowców, jeśli się nie zregeneruję, to nie będę najlepsza na tym metaforycznym boisku. Jeśli coś jest dla nas ważne i chcemy robić to regularnie, to musi to trafić na listę priorytetów i tyle. Coś powinno z tego wyniknąć.

Jak walczyć z prokrastynacją?

Akceptacja porażek i walka z perfekcjonizmem

Jak walczyć z prokrastynacją poza zaplanowaniem priorytetów w kalendarzu? Istnieje kilka sposobów, które mi osobiście pomagają lub osobom w moim otoczeniu. Sporo z nich jest kwestią podejścia. Jednym z nich jest akceptacja porażek. To znaczy, że jeśli coś nie wyjdzie, to dobrze, ponieważ nie wszystko musi być perfekcyjne.

To także walka z perfekcjonizmem, który mnie kiedyś dręczył. Zaakceptowałam to, że w pracy kreatywnej zawsze będzie coś, co jutro będę chciała poprawić. To trudne, ale trzeba się nauczyć, że jeśli jestem zadowolona na 80% lub 90%, to pozostałe 10% zajmuje dużo czasu, który mogłabym wykorzystać efektywniej.

Jeśli akceptujemy to, że możemy się pomylić i że nie zawsze będziemy działać na tym samym poziomie, to pozwala nam to działać z konsekwencją. Nie ma sportowca, który zagra w każdym meczu tak samo i na tym samym poziomie. Każdy ma gorsze dni. Czasami siadamy do pianina i wszystkie nuty same się grają, a czasami trudno zagrać podstawowe akordy. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że ostatecznie osoby odnoszące sukcesy to te, które nie boją się tych gorszych momentów, tylko z uporem dążą do przodu mimo przeciwności.

Środowisko pracy pozwalające na popełnianie błędów

Poza metaforami sportowymi i muzycznymi warto wspomnieć o analogii do środowiska pracy. Jeśli zaakceptujemy to, że czasem kampania się nie uda i że wszystko jest nauką, to takie podejście otwiera nas na testowanie i próbowanie awangardowych rozwiązań, z których kilka nie wypali, a kilka odniesie sukces. To ściśle wiąże się z poczuciem bezpieczeństwa i tym, czy pracujemy w kulturze, która pozwala na błędy. Możemy testować, co jest akceptowalne i do tego wydaje mi się, że warto też mieć szefa, menadżera, lidera lub klienta, który jest w stanie powiedzieć: „Ok, mój błąd. Ja też się tutaj pomyliłem”. Wtedy daje nam to poczucie bezpieczeństwa, że nikt nie jest nieomylny i to jest dobry przykład, który idzie z góry.

Motywacja do pracy

W pracy ważne jest posiadanie odpowiedzi za zadania zgodnie z kompetencjami i spójne z motywacją ludzi. Jeśli damy osobie, która jest turbo kreatywna, zadania, które wymagają kopiowania i wklejania do arkuszy, to jeśli oczekujemy, że będzie to robić z wielką motywacją, chęcią, na świetnym poziomie i szybko, to prawdopodobnie popełniamy błąd, a nie ta osoba, ponieważ te zadania nie są dostosowane dla niej i ta osoba będzie prokrastynować, bo będzie robić zadania, których nie lubi. Jeśli jednak umieścimy ją w zadaniach, które wymagają kreatywności, gdzie będzie musiała coś wymyślić z niczego, gdzie będzie musiała porozmawiać z ludźmi, to taki typ osoby rozkwitnie i będzie dostarczał nam rzeczy, które są powyżej oczekiwań. To znowu spora odpowiedzialność na liderze, aby wyczuć i zidentyfikować, kiedy ta prokrastynacja u ludzi wynika.

Zarządzanie projektowe

Odpowiednie zarządzanie projektowe może pomóc w zwalczaniu prokrastynacji. Jeśli pracujemy w sposób transparentny, cały zespół wie, kto ma jakie zadania przypisane i na jakie terminy się zobowiązujemy, to nawet jeśli zadeklarowałem dostarczenie czegoś na poniedziałek, bo wiem, że ktoś na to czeka, a w piątek miałem słabszy dzień, migrenę i pół dnia przespałem, to w tym momencie mam dużo większą motywację, aby usiąść w weekend lub w poniedziałek o 5 rano, aby coś dostarczyć. Jasne, to są skrajne przykłady, o których mówię, ale są one rzeczywiste. Ważniejsze było dla mnie to, żeby coś dostarczyć, niż szukać wymówek.

Dobre zarządzanie, poczucie odpowiedzialności i zobowiązanie się co do terminów trzymają nas w ryzach. Zdarzało mi się pracować w zespołach, gdzie każdy robił swoje w tempie, które było dla niego indywidualne. To nie było zgrane i łatwiej było tam prokrastynować.

Motywacja wewnętrzna i zewnętrzna

Myślę, że równie ważna jest motywacja wewnętrzna. Taki po prostu pęd, chęć do zdobywania wiedzy, który każdy z nas ma na pewno, w różnych obszarach. Na ile w pracy szukamy stanowisk i zadań, które są zgodne z tym, co chcemy robić, co lubimy robić w obszarach, w których chcemy się rozwijać. Jeśli to znowu się nie spina i jest rozbieżne, to ciężej nam będzie z taką motywacją do działania.

Równie ważna jest świadomość, jak nasza praca wpływa na cele organizacji. To łączy się z kwestią docenienia, świadomości ciągu przyczynowo-skutkowego, że moje zadania wpływają na X. To X wpływa na Y, Y wpływa na Z. Ostatecznie np. jeśli chodzi o marketing i sprzedaż, mamy tylu i tylu klientów, którzy przyszli za taką a taką kwotą do nas, i takie pieniądze zostawiają na co dzień, co pozwala tej firmie się rozwijać, co pozwala też każdemu pracownikowi w tej firmie się rozwijać.

Pokazywanie takiego wpływu na organizację innym osobom jest tutaj kluczowe. W kontekście marketingu i współpracy copywriterskiej ze specjalistami programistami zauważyłam, że jeśli im pokazałam, że ten blog jest częścią danej kampanii, że jeśli ta kampania będzie nasycona merytorycznymi treściami, to możemy łatwiej konwertować te osoby i przekonywać je do złożenia zapytania o nasze usługi. To wraca do tej osoby jako projekt, który może realizować, a w tej pracy jest dla niej miejsce i zadania. Pokazywanie takiego wpływu jest częścią motywacji.

Narzędzia

Scrum/agile

W zarządzaniu projektem i zwalczaniu prokrastynacji może nam pomóc wiele narzędzi takich jak Scrum. Są one szczególnie przydatne w środowiskach programistycznych, ale mogą też pomóc w organizacji pracy w działach biznesowych. Warto wyznaczyć cele, terminy wykonania, procesy, aby dostarczenie produktu odbywało się bez przestojów. Organizacja pracy jest kluczowa.

Pomodoro

Jednym z prostszych narzędzi jest technika Pomodoro, polegająca na ustawieniu timera na około 20 minut na dany zadanie, bez rozpraszania się i w pracy głębokiej. Osobiście ustawiam sobie czas na 40 lub 45 minut, bo 20 minut to dla mnie zbyt krótki czas na wykonanie zadania. Skupiam się wyłącznie na zadaniu i wykonuję je w zaplanowanym czasie bez rozpraszania się. Uważam, że rozpraszacze są dużym czynnikiem, który przeszkadza nam w rozpoczęciu i ukończeniu zadań. Metody podobne do „getting things done” są również bardzo przydatne.

Kalendarz

Oprócz Pomodoro, najbardziej skuteczną metodą dla mnie są testy, które wprowadziłam w ciągu ostatnich kilku lat, aby zwalczyć prokrastynację. Polegają one na wprowadzaniu w kalendarz tzw. time boxing, czyli planowanie wszystkich zadań na dany dzień lub tydzień. Jeśli dane zadanie nie jest wpisane w kalendarzu, to zazwyczaj nie zostanie wykonane. Dzięki temu planowanie czasu na przygotowanie się do spotkań, materiałów czy czasu na sport, czytanie, pianino, medytację w kalendarzu jest dla mnie bardzo przydatne.

Nauczyłam się zarządzać kalendarzem w sposób elastyczny, ponieważ czasem nie mam czasu na napisanie artykułu, udział w LinkedInie czy nagranie podcastu. Wtedy przenoszę te zadania na inny czas. Uważam, że taki sposób zarządzania kalendarzem jest bardzo przydatny.

Nagradzanie się

Warto nagradzać się za wykonanie zadań. Jeśli jednak zbyt często nagradzamy się i świętujemy wszystko, to poziom dopaminy stale rośnie i trudno poczuć różnicę. Dlatego pozytywne jest mikro nagradzanie się, czy zrobienie sobie dobrej herbatki.

Just do it

Czasem po prostu warto coś zrobić, bez rozkminiania. Tak jak z myciem zębów, czasem nie mamy na to ochoty, ale wiemy, że to musimy zrobić. Podobnie jest z zadaniami, do których się zobowiązaliśmy.

Podsumowanie

Prokrastynacja może mieć zarówno negatywne, jak i pozytywne skutki. Najczęściej wynika z niewiedzy, niepewności i strachu przed oceną. Walkę z prokrastynacją można prowadzić na wiele sposobów – organizacja pracy, środowisko akceptujące porażki czy też akceptacja, że nie będziemy wiedzieć wszystkiego najlepiej na świecie.

Pomóc mogą zadania powiązane z kompetencjami, motywacją oraz narzędzia takie jak technika Pomodoro czy wrzucenie wszystkiego do kalendarza. Sposobów jest mnóstwo, warto sobie różne techniki przetestować. Czasem po prostu warto usiąść i zmusić się do działania.

Jakie są Wasze doświadczenia?

Zapraszam do dyskusji. Jestem ciekawa Waszych spostrzeżeń oraz technik, które stosujecie, aby skutecznie zwalczać prokrastynację.

---